Você que é líder, diante a tantas demandas e a correria do dia a dia, qual foi o melhor conselho já recebido durante sua carreira profissional quando o assunto é gerenciamento de tempo?
Talvez seja sobre o uso de planner ou indicações de ferramentas para organizar as demandas, ou talvez nenhum! E é sobre isso que vamos falar hoje.
Diante das constantes mudanças da Nova Economia, a gestão do tempo não é classificada mais como uma disciplina de controle, mas sim algo fundamental para o equilíbrio profissional, exigido cada vez mais pelas empresas.
Segundo o Jornal da USP, o Brasil sempre foi conhecido por ter baixa produtividade no ambiente de trabalho em comparação aos outros países.
Analisando criticamente o assunto, percebe-se que o gerenciamento de tempo afeta diretamente nestes dados, pois a única forma do nosso país obter crescimento sustentável é elevando a produtividade do trabalhador, que precisa de melhor qualificação.
Até aqui tudo bem. Mas antes de tudo você precisa saber:
O que é o gerenciamento de tempo?
O gerenciamento de tempo é utilizar as horas que você tem para executar mais e com melhor qualidade.
Imagine que o tempo seja o dinheiro que você tem em conta, se souber usá-lo de forma planejada verá que no fim do mês terá pago todas as despesas necessárias e ainda sobrará uma quantia.
Se você fizer todas as tarefas seguindo um check-list com prioridades definidas, verá que no fim do dia, mês ou semana terá concluído todas as demandas necessárias, e ainda por cima sobrará um tempo livre para descansar.
Agora, se você fizer as tarefas aleatoriamente, verá que com o número de horas gastas, e ainda faltará tempo para cumprir todos os itens da sua agenda.
O gerenciamento de tempo não é difícil de entender, mas sim de praticar! Aquele ditado que ouvimos por aí que diz que “tempo é dinheiro” é verdade, principalmente pois falamos de um recurso que é finito, então precisamos valorizá-lo da melhor maneira possível.
Como gerenciar o tempo na prática?
Separamos 12 conselhos que julgamos necessários para você planejar e aproveitar o seu tempo de forma assertiva. Confira!
1. Planejar
Essa é a palavra-chave para quem deseja fazer um bom gerenciamento de tempo ou concluir com sucesso qualquer coisa na vida. Para isso, estabeleça com o máximo de antecedência possível o que precisa ser feito. Em seguida, ordene com prioridade quais atividades precisam ser executadas e faça uma previsão de quanto tempo deve ser gasto com cada uma.
Só passe para a próxima tarefa quando concluir a que começou, dando um “check” no que for terminando. Dessa forma, você evita que as demandas virem uma bola de neve e conseguirá localizar o status de cada demanda, caso precise.
2. Liste tudo em um papel
Citamos sobre o check-list acima, mas decidimos falar dele aqui também, pois listar todas as demandas te ajudará a pensar de forma crítica e transparente.
Não se preocupe em ordenar nada nesta etapa do processo, apenas liste suas tarefas e relaxe.
3. Classifique
Agora que você já tem tudo no papel, que tal separar suas demandas por tarefas grandes e tarefas menores?
Tarefas grandes são classificadas aquelas que têm muitas etapas a serem cumpridas e tarefas menores são aquelas executadas com facilidade.
As agendas de papel ou on-line podem te ajudar com isso. Um exemplo muito utilizado pelas grandes, médias e pequenas empresas é o Google Agenda, uma ferramenta super intuitiva e que estará sempre com você, seja no computador ou celular.
Depois de listar e classificar suas tarefas, agora é hora de priorizar. Cada tarefa tem um impacto diferente, então você precisa saber por onde começar.
4. Defina prioridade e prazo
Sempre estabeleça os prazos com alguns dias de folga antes da tarefa ser entregue de fato, pois assim você terá tempo para revisar com aquele olhar crítico para ver se é isso mesmo, com calma e sem pressão.
5. Delegue
Escolha pessoas competentes que respeitam as prioridades e prazos estabelecidos em cada demanda para um melhor visão do todo e gerenciamento de tempo do seu time. Desta forma, você ficará mais tranquilo e conseguirá fazer a sua parte do trabalho com maior especialidade.
Estar no controle costuma dar uma ansiedade que nem sempre é necessária.
6. Aprenda a dizer não
Você não precisa abraçar o mundo com as costas. Esta é uma atitude vista como perigosa que te levará a acumular tarefas que não terá tempo para entregar com qualidade.
Seja honesto consigo mesmo e confie na sua equipe.
7. Um por um
Que priorizar as demandas é uma atitude necessária e saudável, você já sabe. Cumprindo uma tarefa por vez, você conseguirá finalizá-las em menos tempo do que se fizesse um pouco de cada simultaneamente.
8. Tenha foco para gastar só o tempo necessário
A distração é a maior inimiga do gerenciamento de tempo. Gastar o dia todo em tarefas que poderiam ser realizadas em algumas horas acontece quando você se distrai com as coisas que estão acontecendo ao seu redor.
Desse jeito, você jamais conseguirá otimizar seu tempo. Comece uma tarefa e vá até o fim antes de pensar em qualquer outra coisa.
9. Tempo útil
Planeje seu dia antes de começá-lo. Reserve um período para fazer isso e veja como esse hábito é importante para que todo o seu dia ocorra melhor.
Use essa dica para além da rotina profissional aproveitando o seu tempo livre no planejamento de compromissos pessoais, como: usar o seu tempo no metrô ou ônibus para fazer aquela listinha de compras para mais tarde ou planejar o que irá jantar à noite enquanto aguarda o atendimento no consultório médico.
Pratique esse bom hábito e depois volte aqui e deixe nos comentários o que achou.
10. Evite reuniões desnecessárias
Sabe aquela reunião que de cara você percebe que será pouco produtiva e que um e-mail trocado poderia solucionar o problema? Não deixe que ela roube o seu tempo!
Use sua inteligência e tente ficar de fora.
11. Exercite-se
Qual resultado você quer atingir com esta demanda? Permita-se questionar isso reservando alguns minutos e após concluí-la, analise se você conseguiu alcançar a sua própria meta. Se não, o que estava faltando? O que preciso fazer para inserir o que estava faltando na próxima vez que você realizar esta demanda novamente?
Para te ajudar com isso, te indicamos a utilizar a Técnica Pomodoro, uma das mais utilizadas para o gerenciamento de tempo. Com ela, você conseguirá ter melhor produtividade com mais facilidade e, com aqueles intervalos de descanso necessários para relaxar a mente.
12. Auto motive-se com recompensas
Você se sentiu merecedor e digno de algo após um dia tão bem organizado e produtivo? Celebre!
Escolha algo que goste muito de fazer e permita-se viver aquilo. Seja um jantar com aquele vinho especial que tanto goste ou ver o jogo do seu time de coração com os amigos. Escolha algo prazeroso que seu cérebro saiba que está fazendo aquilo por que mereceu!
Como tudo na vida, aprender a fazer um gerenciamento de tempo eficiente é uma questão de hábito e muita prática.
Quanto mais você pratica e observa o que deu certo e o que deu errado, seguindo os 12 pontos que listamos aqui, maior será o seu ganho de tempo, e consequentemente, mais bem sucedido você será na sua vida profissional e pessoal.
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