Com o avanço cada vez maior da tecnologia, há múltiplas opções de ferramentas para auxiliar líderes e equipes na hora de planejar, executar, documentar ou fazer a gestão de projetos.
Neste artigo, você conhecerá as 10 ferramentas de gestão de projetos mais usadas no mercado de trabalho pelas principais lideranças, independente do segmento. Também te explicaremos como cada uma funciona para você analisar e escolher a que melhor se adequa à sua empresa.
Mas antes disso, é importante saber o que são essas ferramentas. Confira!
O que são ferramentas de gestão de projetos?
São soluções de softwares desenvolvidas para organizar e monitorar as etapas de um planejamento.
Em projetos maiores, onde há muitas etapas que precisam ser realizadas, passando pelas mãos de vários profissionais que no fim, fará com que tudo aconteça da melhor maneira.
Para fluir bem e sair conforme planejado, o primeiro passo é se organizar, tendo um controle da duração de tempo de cada fase do processo.
Não gostamos de exagerar, mas fazer tudo isso sem o auxílio de uma ferramenta é quase impossível, pois é com ele que surgem todo o sistema de apoio, que são feitos especialmente para atender a demanda que entrará em ação.
Desta forma, a condução dos projetos saí da forma desejada, evitando as chances de riscos que podem surgir no caminho.
Além disso, a facilidade de dividir a tarefa com outros colaboradores em um só lugar, contribuindo diretamente para o sucesso do projeto.
O que deve ser levado em conta na escolha de uma ferramenta para Gestão de Projetos?
Alguns aspectos são essenciais na hora de escolher uma ferramenta para a gestão de projetos. Dentre os principais, podemos citar a lista de tarefas que é indispensável para organizar a distribuição de tarefas, além de poder nivelar o grau de urgência.
Um cronograma também deve estar sempre à disposição para indicar os prazos estabelecidos.
Para reduzir o tempo na busca de qualquer informação, é preciso que o compartilhamento de artigos esteja aberto para todas as pessoas que estejam envolvidas na tarefa, tornando o processo mais prático e dando maior autonomia aos colaboradores.
Não menos importante, é preciso que haja meios de comunicação entre os envolvidos do projeto e que esteja disponível para sanar dúvidas, evitando assim, possíveis refações de serviços..
Caso seja necessário ter um relatório final, precisa-se atentar se a plataforma escolhida oferece este documento.
Conheça as 10 ferramentas de Gestão de Projetos mais usadas pelo mercado.
Agora que você já sabe quais são os aspectos que devem ser levados em consideração quando for escolher, confira abaixo 10 ferramentas de Gestão de Projetos que separamos para analisar e, em seguida, escolher aquela que melhor atende seus interesses.
1. Trello
Não podemos negar que o Trello é uma das opções mais conhecidas quando se fala em gestão de projetos. Com um plano gratuito, a ferramenta permite distribuir as informações do projeto em “quadros” formados por colunas, listas ou cartões.
As colunas são muito simples e podem ser usadas para determinar o status do planejamento, como:
- O que está sendo trabalhado?
- Quais atividades estão pendentes?
- Quem é o responsável por cada tarefa?
- Qual é o progresso do projeto?
2. Asana
O Asana reúne várias funcionalidades para a gestão de projetos, atribuindo tarefas aos participantes e exibindo as estatísticas de como está indo o projeto.
Seu grande diferencial é a visualização da linha do tempo do cronograma: ele possui uma página que mostra o andamento de cada atividade em função do tempo, permitindo navegar através dos dias e ver o que cada colaborador é responsável por fazer.
Através deste cronograma, as pessoas envolvidas têm clareza de quais tarefas precisam ser feitas para desencadear outras.
O software é gratuito para pequenas empresas e oferece pacotes pagos para empresas maiores.
3. Monday
O Monday é uma ferramenta que permite o trabalho com variados métodos, sendo uma opção facilmente adaptável de acordo com o que é proposto e desenvolvido.
Também com uma versão de uso gratuito, o software ajuda na tomada de decisões com base em dados e permite a avaliação dos resultados em tempo real.
4. Artia
O Artia é a ferramenta de gestão de projetos mais completa da nossa lista.
Suas funções incluem: controle financeiro (comparando o custo estimado com o real), sistema de apontamento de horas dos colaboradores, relatórios de desempenho e muito mais.
A plataforma é bem intuitiva, tendo como diferencial a técnica Pomodoro: uma metodologia de tempo de trabalho que permite dividir o esforço em tempos de 25 minutos e intervalo de 5, aumentando a produtividade.
5. Runrun.it
A ferramenta Runrun.it é uma plataforma baseada em nuvem, possibilitando que as empresas gerenciem tarefas e projetos, melhorando a colaboração entre equipes e analisem métricas de produtividade para medir o resultado dos negócios.
Além disso, o software possibilita o acompanhamento do desempenho dos colaboradores durante um processo de entrega. Ele também possui uma versão gratuita, vale a pena testar!
6. Podio
O Podio é mais uma ferramenta completa que organiza prazos de entrega, tarefas e arquivos em um só lugar.
Através do Podio, todos os colaboradores envolvidos no projeto conseguem visualizar:
o que está sendo planejado, em progresso e completo.
Ele disponibiliza vários filtros para que isso seja feito, sendo possível verificar, por exemplo, as entregas que uma única pessoa fez.
7. Operand
O Operand é um software de gestão de projetos para equipes criativas, possuindo todas as funcionalidades necessárias para auxiliar equipes de criação, além de centralizar toda a comunicação da equipe.
O software possui um plano fixo que suporta uma quantidade ilimitada de projetos simultâneos.
8. Jira
O Jira é um dos softwares mais utilizados para o desenvolvimento ágil de projetos, garantindo uma ótima visibilidade das atividades do projeto, além de respeitar o fluxo de trabalho da equipe e permitir integrá-lo com as ferramentas já disponíveis.
Com o Jira é bem fácil e intuitivo criar quadros Kanban e Scrum, permitindo que todos os colaboradores consigam ter uma percepção mais ampla de tudo que está acontecendo.
Ele também possibilita gerar relatórios ágeis, permitindo que toda equipe tenha acesso ao que é realizado em cada tarefa.
9. Bitrix24
O Bitrix24 é uma plataforma que possui 25 ferramentas dentro do software, como: CRM, gerenciamento de RH, bate-papo, telefonia, chamada de vídeo e é claro, gestão de projetos.
O principal diferencial do Bitrix24 é permitir atribuir a carga horária prevista de cada participante no projeto, ajudando a comparar o tempo previsto x realizado.
Além disso, ele possui a função checklist, que permite marcar em uma lista o que já foi concluído e ter controle sobre o que ainda precisa ser feito.
O Bitrix24 também possui sua versão gratuita para empresas de até 12 colaboradores, com limite de armazenamento e pacotes pagos, para empresas maiores.
10. GanttProject
Chegamos ao único software que é totalmente gratuito da nossa lista. Por ser um software livre, ele possibilita adaptar algumas funções de acordo com suas necessidades.
Sua funcionalidade é baseada no gráfico de Gantt, antiga técnica que serve para ilustrar as tarefas de um projeto, prevendo intervalos de tempo e dependência entre as atividades.
E aí, já escolheu a melhor ferramenta para a gestão de projetos?
Esperamos que essas dicas ajudem você a encontrar o software ideal para o seu negócio. Lembre-se de consultar as particularidades de cada uma antes de contratar o serviço.
Se este conteúdo foi útil para você, não esqueça de indicá-lo para aquela pessoa que está a procura de uma ferramenta para gestão de projetos.
E se você quer entender mais sobre ferramentas e metodologias para a gestão de projetos em sua empresa, conheça as soluções da Trillio voltadas para Business e Soft Skills. Fale com a gente.
Veja também:
– Como melhorar a gestão do tempo em 5 passos
– Gestão de Projetos: tradicional ou Metodologia Ágil?
– Como fazer a gestão de pessoas de maneira eficiente
