Você costuma se atrasar para seus compromissos? Não sabe como priorizar as tarefas? Vive “apagando incêndios”, pulando de um imprevisto para o outro? E sempre adia as tarefas até o último momento? Se a resposta a essas perguntas for sim, este post é pra você!
Neste texto vamos explicar 5 passos que você pode implementar para melhorar a gestão do tempo no seu dia a dia. Saiba quais são eles.
Veja como 5 passos simples para ajudar na sua gestão do tempo
1 – Anotar
Parece óbvio, porém muita gente sequer lista as tarefas pendentes. Mas não dá pra confiar na nossa memória de curto prazo, não é mesmo? Anotar em um papel ou ferramenta para organizar tarefas tudo o que for relevante é o primeiro passo para organizar o dia, a semana, e assim por diante, ou seja, iniciar a sua gestão do tempo, efetivamente.
2 – Priorizar
Depois de anotar tudo, é hora de refletir sobre cada atividade, isto é, priorizando para saber qual a ordem de execução de cada uma delas.
Pergunte-se: isso demanda alguma ação imediata? Se a resposta for positiva, a tarefa deve ser sua prioridade.
Caso contrário, existem quatro caminhos: planejá-la para uma data específica; deixá-la no “radar”; delegá-la a alguém, ou eliminá-la. Ou seja, classificar cada uma, de acordo com o grau de importância e urgência.
Certamente isso ajudará a ter um melhor foco e mais assertividade nas suas entregas.
3 – Organizar
Organização não é um dom, mas uma habilidade que pode ser treinada. Elimine todas as distrações e interrupções possíveis. Arrume sua mesa, organize seu computador. Depois de tomar notas das tarefas e refletir a respeito delas, crie um sistema de organização para sua gestão do tempo ser mais eficiente.
Naturalmente, ocorrem imprevistos no dia a dia de trabalho. Como garantir que esse processo continue acontecendo de forma eficiente? Dando o quarto passo.
4 – Revisar
Inevitavelmente, será necessário atualizar a rota. É fundamental reservar um tempo para isso. Crie o hábito de revisar de acordo com a mudança de prioridades.
Quando você atualiza o seu planejamento antes de começar a semana, por exemplo, consegue ter uma visão mais ampla das coisas que estão por vir, e assim, reduz a chance de imprevistos. Lembre-se de que as suas tarefas já foram classificadas em importantes e urgentes, portanto se adaptar a gestão do seu tempo será mais fácil.
5 – Implementar
Aqui, damos as principais dicas para evitar se perder nas tarefas. A primeira é aplicar a regra dos dois minutos. Tire da frente as tarefas de execução rápida.
Outra atitude importante é lidar com as interrupções. Tente manter o celular longe de você ou silencie as notificações. Se as mensagens forem importantes para seu trabalho, vale a dica de marcar horários específicos para checá-las. As interrupções feitas por pessoas são mais difíceis de evitar. Se forem frequentes, comprometem a gestão do tempo. Porém, há maneiras de lidar com essas interrupções de maneira inteligente, sem necessariamente falar “não”.
A primeira tem a ver com alinhamento de expectativas. Combine a sua disponibilidade com a sua equipe ou com a liderança e deixe acordado que você não estará disponível durante determinado período. Além disso, deixe seu calendário exposto para que todos saibam quando você estará concentrado.
A segunda dica é combinar um horário no dia para encaminhar os problemas e resolver as tarefas de uma vez só, em vez de sofrer com várias interrupções longo do dia.
Melhorar a gestão do tempo ajuda você a ser uma pessoa mais calma, mais organizada e mais produtiva, evitando que se cobre e se estresse pensando no que você deveria estar fazendo. Dessa forma, seu desempenho se torna mais assertivo, o que influencia a performance da sua equipe e, consequentemente, melhora os resultados da empresa.
Essas dicas foram baseadas no curso Gestão do Tempo da Trillio Play, nossa plataforma que oferece mais de 45 cursos voltados para Business e Human Skills para primeiras lideranças.
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